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Digitalización de Documentos – Evítese un dolor de cabeza

El proceso de Digitalización de documentos se puede asociar de una manera clara con la forma como una imagen, texto, foto, forma, sonido, movimiento, etc…, se puede convertir en un idioma comprensible para los computadores.

Así que mucho OJO con el trabajo que va a realizar. Aquí unas recomendaciones puntuales.

  • Tenga claro que documentos va a Digitalizar.

No es lo mismo Digitalizar un informe de 10 hojas que Digitalizar la contabilidad de 10 años de una empresa.

  • Escoja el Escáner más indicado para el trabajo.

No por ser el Escáner más costoso, es el más preciso para ejecutar el trabajo, tenga en cuenta que los Escáner portátiles son muy cómodos y prácticos para trabajos sencillos.

  • Cuidado al escoger el formato de Digitalización de Documentos.

Las imágenes Digitalizadas se pueden guardar en diferentes formatos. De acuerdo con el formato que se escoja, dependerá el tamaño de almacenamiento que ocupará.

Una mala elección en el formato de Digitalización del Documento puede llevar a una pérdida muy importante del recurso más importante de la compañía: la Información.

  • Estado de los formatos físicos originales.

Es muy importante revisar que el estado físico y las condiciones de los documentos a Digitalizar, sean los indicados.

Un mal estado del documento original, dará como resultado una imagen Digitalizada de mala calidad.

OJO con ganchos, clips, sticker, adhesivos, Etc, estos pueden dañar el escáner y retrasar todo el trabajo.

  • Personal capacitado.

Se recomienda que el recurso humano que va a ejecutar el trabajo de Digitalización Documental, esté capacitado adecuadamente y que cuente con experiencia, esto garantizará un trabajo de calidad.

  • Busque apoyo.

Ante cualquier duda busque asesoría, esto le evitara muchos contratiempos y gastos innecesarios.

Recuerde que hay empresas que rentan equipos de Digitalización de Documentos y cuentan con personal calificado para asesorarlo. Ante cualquier duda acuda a Rentasistemas, siempre estaremos listos para asesorarlo.

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